Zeitmanagement Methoden lernen – Produktivität steigern!

In dem Blogartikel Zeitmanagement Tipps für Anfänger habe ich bereits einige grundlegende Basics zum eigenen Zeitmanagement erklärt, die ganz einfach selbst umgesetzt werden können. In diesem Blogbeitrag zeige ich dir, welche Zeitmanagement Methoden ich nutze und erkläre dir, wie du sie selbst ganz leicht umsetzen kannst. Viel Spaß beim Lesen!

 

Inhalt:

1. Ziele setzen und manifestieren
2. Klassische Zeitmanagement Methoden: Kalender – analog oder digital
3. Was bedeuten Pufferzeiten?
4. Zeitmanagement Techniken im Überblick
5. Übungen, um strukturiert Zeitplanung zu erlernen
6. Fazit: Zeitmanagement Methoden

 

1. Ziele setzen und manifestieren

Um Zeitplanung optimal umzusetzen und erfolgreich dabei zu sein, ist es wichtig, Ziele zu definieren – am besten so klar und detailliert wie möglich. Ziele lassen sich in allen Lebensbereichen finden und bestimmen. Überlege dir in diesem Schritt, was du in welchem Lebensbereich erreichen möchtest. Vielleicht möchtest du dich beruflich verändern oder aufsteigen oder du möchtest noch einmal studieren – vielleicht ist ein Ziel von dir auch, mehr Zeit mit deiner Familie zu verbringen oder sportlich aktiver zu sein.

Schreibe dir am besten all deine Ziele auf und unterteile sie in einzelne Bereich, wie zum Beispiel: Karriere, Bildung, Freizeit, Familie, etc. Durch das Aufschreiben eigener Ziele, manifestierst du diese nicht nur bewusst, sondern auch unterbewusst und verlierst sie nicht aus den Augen.

 

2. Klassische Zeitmanagement Methoden: Kalender – analog oder digital

Wie lassen sich nun deine Ziele erreichen? Für die meisten Ziele kann es sehr hilfreich sein, einen Kalender zu nutzen. Ein Kalender ist ein optimaler Begleiter für das eigene Selbst- und Zeitmanagement. Deine Ziele stehen also fest und nun gilt es zu überlegen, wie du dein jeweiliges Ziel in kleinen Schritten erreichen kannst. Diese Schritte kann man auch Meilensteine nennen, aber „Meilenstein“ klingt nicht sonderlich positiv. In diesem Text ist die Rede von „Schritten“. An dieser Stelle kurz zur Erinnerung: Jeder Schritt, egal ob groß oder klein, bringt dich deinem Ziel näher – oder wie es folgendes Sprichwort auch auf den Punkt bringt: „Der Weg ist das Ziel.“

Schnapp dir einen Kalender, egal ob in Buchform oder als digitale Variante und bestimme einen Tag, einen Monat oder einen Zeitraum, in dem du dein Ziel erreicht haben willst.

Sollte dein Ziel sehr groß sein, dann plane auf jeden Fall mit ein, dass sich dieses Ziel vielleicht auch erst im nächsten oder übernächsten Jahr erreichen lässt. Setze dir Teilziele, also einzelne Schritte, die relevant für dich sind und trage auch diese in deinen Kalender ein. Ein Teilziel könnte zum Beispiel sein, dass du dich im Fitnessstudio anmeldest und zusammen mit einem Profi einen Trainingsplan entwickelst, um deinem übergeordneten Ziel, mehr Sport zu treiben und aktiver zu sein, näher zu kommen.

In deinem eigenen Zeitmanagement helfen dir Teilziele, um deine Zeit für dich optimal zu gestalten und um einfach anzufangen. Während der Planung entstehen dabei oft Pufferzeiten oder du planst dir bewusst Pufferzeiten ein. Denn diese können sehr wichtig auf dem Weg zur Zielerreichung sein.

3. Was bedeuten Pufferzeiten?

Aber was genau sind Pufferzeiten? Pufferzeiten gehören zu Zeitmanagement-Techniken und werden im Bereich der Planung, vorwiegend in der Projektplanung eingesetzt. Wenn Pufferzeiten rechtzeitig eingeplant werden, nehmen sie Druck heraus. Nehmen wir an, du musst im Februar deine Bachelorarbeit abgeben. Damit du nicht ins Straucheln gerätst, könntest du dir einen Zeitraum einplanen, zum Beispiel die letzten zwei Wochen vor dem Abgabetermin, die deine Pufferzeit sind. Dank dieser Pufferzeit gerätst du nicht unter Druck oder Panik, wenn du Anfang Februar merkst, dass du noch ein zusätzliches Kapitel schreiben musst oder wenn die Überarbeitungsphase länger dauert, als eigentlich gedacht.

Der größte Vorteil einer Pufferzeit ist also, Druck herauszunehmen und lieber ein paar Tage mehr für eine Aufgabe oder ein Teilziel einzuplanen, als zu wenige. Denn auch wenn Zeitmanagement bei der Erreichung von Zielen essenziell ist, sollte die Freude dabei erhalten bleiben und Druck ist nie gut. Außerdem können auch immer unvorhersehbare Situationen entstehen, wie zum Beispiel, dass du im Februar krank wirst. Dann hilft dir die Pufferzeit, dich zu entspannen und auszuruhen, weil du weißt, dass du genügend Zeit für die Korrektur der Bachelorarbeit eingeplant hast.

 

4. Zeitmanagement Techniken im Überblick:

Im Folgenden möchte ich dir einige Zeitmanagement-Techniken vorstellen, die hilfreich bei der Planung und Erreichung eigener Haupt- und Teilziele sein können. Selbstverständlich gibt es viele weitere.

• To-Do-Listen schreiben

To-Do-Listen helfen dabei, alle Aufgaben im Überblick zu haben und Schritt für Schritt Dinge zu erledigen. Auch hier der Tipp: Unterteile dir große To-Do’s auch in kleinere Aufgaben, um dich selbst nicht unter Druck zu setzen. To-Do-Listen lassen sich für jeden Tag oder auch wöchentlich erstellen. Um dabei Zeitmanagement zu optimieren, sollten To-Do-Listen niemals allzu lang sein, weil sie dadurch eine eher demotivierende Wirkung haben können.

• Time-Tracking

Zeit zu tracken kann sehr hilfreich sein, um große und aufwendige Projekte zu überblicken und herauszufinden, wie lange die einzelnen Aufgaben oder Schritte gedauert haben. Time-Tracking kann aber auch essenziell sein, wenn du dich beispielsweise für einen festgelegten Zeitraum voll und ganz konzentrieren willst. Einfach im Smartphone einen Wecker auf eine bestimmte Uhrzeit stellen und für diese ausgewählte Zeit hochkonzentriert und ohne Ablenkung bei der Aufgabe bleiben.

• Redaktionsplan erstellen

Redaktionspläne eigenen sich, wie der Name schon verrät, für Redaktionen, also für alle Bereiche im beruflichen Kontext, die regelmäßig Fotos, Texte, Berichte und Informationen auf verschiedenen Plattformen und Kanälen veröffentlichen. Die Erstellung eines Redaktionsplanes kann sehr umfangreich sein. Grundlegend gibt ein Redaktionsplan einen guten Überblick über Themen, Inhalte und Veröffentlichungen.

• Projektplanung

Die Projektplanung geht in der Regel mit Zeitmanagement und Zielsetzung einher. Durch das Planen von Projekten lässt sich auch wieder ein Überblick verschaffen und es können genaue Schritte und Aufgaben definiert werden, die wichtig für das jeweilige Projekt sind. Oft spielen in der Projektplanung auch Faktoren wie beispielsweise Recherche, Kontakte, Budget sowie Entwürfe eine wichtige Rolle.

5. Übungen, um strukturiert Zeitplanung zu erlernen

Damit du deine eigene Zeitplanung optimal nutzen kannst, können dir verschiedene Übungen helfen, ein Gefühl dafür zu entwickeln, wie du dein Zeitmanagement gestalten und für dich anpassen kannst.

• Brainstorming und kurze Checklisten schreiben

Brainstorming kann stets vorteilhaft sein, wenn du mitten in der Ideen- und Zielfindung steckst. Durch spontanes Notieren von Gedanken, Gefühlen und Wünschen erschaffst du eine Grundlage, um daraus deine wichtigsten Ziele und Visionen abzuleiten. Nach der Zieldefinierung hilft das Schreiben von Checklisten, um einen Überblick zu erhalten, welche Schritt überhaupt notwendig sind auf dem Weg zur Zielerreichung und welche äußerlichen Faktoren, wie beispielsweise Räumlichkeiten, Wissen, Fähigkeiten, Budget, etc. dafür eine Rolle spielen.

• Prioritäten setzen

Prioritäten zu setzen hilft dir, einen klaren Fokus auf deine Aufgaben zu legen und voller positiver Energie. motiviert an die Dinge heranzugehen. Teile deine Aufgaben in Prioritäten ein. Durch diese Technik wird vermieden, dass viel Zeit für Aufgaben drauf geht, die vielleicht jetzt im Moment nicht relevant sind, sondern erst in ein paar Wochen. Außerdem fördert die Priorisierung die Konzentration und die Fokussierung. Wie sagt man so schön: „Man kann nicht auf mehreren Hochzeiten tanzen“.

• Zeitplanung nicht zu eng gestalten

Auch wenn Zeitmanagement Methoden und Planung sehr interessant und wichtig für die eigenen Erfolge sind, so sollte dennoch darauf geachtet werden, dass die eigene Zeitplanung nicht zu eng gestaltet ist. An dieser Stelle kommen wieder Pufferzeiten ins Spiel. Denn ein enger Zeitplan löst wieder Druck aus und Angst, was schnell zu Überforderung führt und der Fokus dadurch verloren geht. Gib dir die Zeit, die du für deine Aufgaben und Ziele benötigst und sei nicht zu streng mit dir selbst – dann macht das Pläneschmieden und Zeitplanung umso mehr Freude!

• Achtsamkeit und Reflexion

Achtsamkeit und Reflexion sind generell wichtige Fähigkeiten, die in unser aller Leben eine Bedeutung finden sollten. Als Zeitmanagement-Übung für dich beobachte doch einmal, während du deine Schritte zu deinem Ziel gehst und während des Erledigens von To-Do’s, wie du dich dabei fühlst. Welche Aufgaben oder Schritte haben ein super positives Gefühl in dir ausgelöst, welche ein eher negatives? Machst du dir selbst Stress oder kommt Stress von außen, von einer anderen Person oder einer Aufgabe, weil sie so riesig erscheint?

Reflektiere deinen Weg zu deinem Ziel und gestalte dir deine Planung so, dass du dich damit sicher fühlst, eine gute und für dich passende Zeiteinteilung verwendest und deine Teilschritte und Aufgaben so gestaltest und einplanst, dass es sich für dich gut anfühlt. Dabei kommt es nicht darauf an, ob du diese oder jene Aufgabe magst oder nicht magst. Ist die Planung für dich stimmig, fällt dir auch das Erledigen von unangenehmen Aufgaben leicht und kann dir sogar bestenfalls auch Freude bereiten.

 

6. Fazit: Zeitmanagement Methoden

Es gibt verschiedene Methoden, um Zeitmanagement zu erlernen und umzusetzen. Die größten Vorteile, die Zeitmanagement mit sich bringen sind, eigenen Visionen zu folgen und Ziele erfolgreich zu erreichen. Außerdem kann die Zeit optimal eingeteilt werden und bestimmte Aufgaben und Schritte bereits im Voraus geplant werden. Zeitmanagement schult die eigene Pünktlichkeit, um zum Beispiel wichtige Abgabetermine fristgerecht einzuhalten und mindert Stress sowie Druck. Durch Übungen lässt sich das eigene Zeitmanagement erlernen und optimieren. Tipp: Wenn du deine Kreativität fördern und neue kreative Fähigkeiten entwickeln möchtest, könnte dich der Blogbeitrag zum Thema Kreatives Schreiben – Methoden und Tricks auch interessieren!